Come scriviamo spesso, il futuro davanti a noi sarà sempre più smart. Sia le tendenze nel mercato del lavoro, che nello sviluppo dei coworking nel 2022, suggeriscono un andamento stabile in questa direzione. Se siete una giovane startup o un gruppo di lavoro un flessibile è fondamentale conoscere i software per smart working più utili e in questo articolo cercheremo anche di darvi dei consigli utili su come sceglierli e magari qualche trucco su come usarli! Non intendiamo solo per il telelavoro, ma per lavorare in modo davvero smart, quando vuoi, come vuoi, dove vuoi, con tutto sempre a disposizione online!

Il mercato per questi strumenti si è allargato molto in questi anni e praticamente oggi esiste un software per gestire qualche aspetto del lavoro o qualche settore di lavoro per ogni necessità! Ti serve uno strumento per gestire le buste paga, i clienti o le presenze anche a distanza? Oppure un tool per la gestione del tuo marketing, per la pianificazione di progetti o la gestione degli ordini? Oppure magari ti serve un software specifico per saldatori, per fiorai, per gestire un luogo di culto, per aggiornare le informazioni sui cimiteri, per gioiellieri, per club di golf, per canili o magari solo per fare brainstorming? Sì, trovi multiple opzioni per ognuna e su Capterra potrai trovare un database di confronti per moltissime categorie.

La prima cosa di cui probabilmente avrete bisogno è uno spazio di archiviazione in cui salvare il lavoro e scambiarvi facilmente i file. I software di repository sono davvero tanti, ma qui andiamo sui classici: Google Drive e One Drive Microsoft sono probabilmente i migliori per comodità di utilizzo. Oltre infatti ad essere uno spazio di archiviazione hanno integrati i loro software per creare e modificare i formati di file più comuni: file di testo, fogli di calcolo e presentazioni.

Partiamo dalla suite di Google e da Google Drive! Registrandoti gratuitamente avrai 15GB di spazio, sufficiente ad archiviare documenti per sempre e potrai lavorare direttamente online grazie ai programmi Google, ma la cosa fantastica è che questo sarà collegato alla tua gmail se lo vorrai e quindi anche a Google Meet e Calendar. Rendendolo un ufficio online gratuito a portati di tutti!

Anche Microsoft non è da meno e ha realizzato il suo ufficio virtuale con Microsoft 365. Con One Drive avrai solo 5GB gratuiti, ma con il grande vantaggio di poter realizzare file online con i programmi originali Office: Word, Excel, Power Point. In più se lo vuoi puoi sincronizzare il tuo pc Windows e i tuoi account unendo la tua mail outlook (o altri domini di Microsoft) con il cloud, i software per lavorare i file e anche Skype e Microsoft Teams. Per molti ormai questi servizi sono una ovvietà, ma se entrambi i due più grandi colossi dell’informatica mettono a disposizione degli uffici virtuali gratuiti sulle loro piattaforme, questo dovrebbe farci riflettere su come sarà il lavoro in futuro! I software per Smart Working di base sono già gratuiti per tutti!

I software per chattare e fare videoconference sono diventati parte della vita di tutti nell’arco di pochi mese del 2020 e ormai i loro nomi li conosciamo tutti. Quello che è importante notare qui è che non ci sono grandi differenze tra i diversi programmi. Quasi tutti hanno le stesse funzioni e in questi anni di esplosione dei Software per lo Smart Working, tutti hanno avuto un grande impulso per aggiornarsi e arricchirsi! Anche se una funzione mancava poco tempo fa, è probabile che il tuo strumento di videoconference preferito lo stia sviluppando ora! Il vero ago della bilancia nella scelta di questi software, diventa allora non tanto la funzionalità, quanto la diffusione degli strumenti tra i tuoi collaboratori o clienti. Perché costringere un cliente a scaricare un software poco conosciuto, quando puoi usare quello più famoso e comunque gratuito?

Un altro vantaggio può essere quello di avere il tuo strumento di videoconference già integrato con gli strumenti che già utilizzi, come per esempio la tua Google Suite o il tuo Microsoft Office 365 di cui parlavamo prima con i loro Meet, Hangouts, Teams e Skype! A proposito poi di software che tutti utilizzano, dal tuo browser puoi utilizzare Whatsapp Web e Telegram Web nelle loro funzioni di chat! Quindi sempre meglio averli aperti se lavori su un personal computer!

Siete quasi pronti a lanciare il vostro team. Avete gli strumenti di base per scambiare file ed elaborare documenti e il vostro software scelto per chattare e videochiamarvi. Ora è il momento di passare a qualcosa di più complesso. Vi serve uno strumento con cui il team può coordinarsi sulle attività da fare così che tutti siano sempre aggiornati: uno strumento di project e task management.

La prima opzione gratuita da valutare è sicuramente Trello. Il famoso programma di proprietà di Atalassian è semplice, intuitivo e ti permette di creare la tua grande lavagna delle attività da fare, con tanti post-it digitali in cui segnare le attività da fare, i suoi dettagli, il membro del team che la sta facendo e come sta andando, con tante colonne per organizzare tutto!

Sempre gratuito c’è anche Asana! Nelle sue funzioni gratuite, Asana è molto simile a Trello, ma se siete disposti a sottoscrivere l’abbonamento premium (per una cifra contenuta rispetto ad altri competitor), allora Asana mette a disposizione una serie di tool molto avanzati che permettono non solo di coordinare il team e comunicare, ma anche di pianificare il lavoro, monitorare l’avanzamento dei progetti e creare report per i clienti o da discutere in team!

Se invece nel vostro lavoro avete bisogno di tracciare e pianificare progetti importanti, allora avrete bisogno di un software di project management dedicato. Asana premium ha un po’ tutto quello di cui puoi avere bisogno, ma il migliore attualmente sul mercato è Zoho Projects. Per avere quello che ti serve, non ti basteranno le funzioni gratuite, ma dovrai sottoscrivere l’abbonamento (anche in questo caso piuttosto economico). All’interno di questo programma intuitivo e colorato avrai tutto. Funzioni complete per pianificare progetti complessi, gestione del team e assegnazione dei task come in Asana e Trello, un efficace area di gestione dei budget e del costo del lavoro!

Se però ve ne intendete di informatica e non volete spendere un centesimo, c’è una alternativa. Open project è completamente gratuito ed è un progetto open source, per utilizzarlo però avrete bisogno di sistemi Linux o di maneggiare macchine virtuali. Per un tale risparmio vale la pena anche di imparare come si fa!